Dans le fonctionnement courant de toute entreprise, l’on brasse beaucoup de papiers. Même si la tendance est aujourd’hui à la dématérialisation des documents d’entreprise, il y a encore du chemin à faire pour atteindre le fameux objectif de « zéro papier ». Les archives papiers sont donc toujours aussi présentes en entreprise et pour bien longtemps encore, serait-on tenté de dire. Cela pose bien évidemment le problème de leur gestion efficace et efficiente. Plusieurs approches ont été expérimentées en la matière, mais la tendance est désormais, de toute évidence, à l’externalisation des archives papier.

En effet, après avoir résisté pendant longtemps et malgré maintes appréhensions, de plus en plus de Leaders font aujourd’hui l’option de confier la gestion et la conservation de leurs archives papier à des partenaires externes. Les nombreux avantages qu’on peut en tirer y sont pour beaucoup, mais il convient de comprendre réellement le processus afin de s’assurer de faire les meilleurs choix.

Qu’est-ce que l’externalisation des archives papier ?

C’est une révolution en matière de gestion efficace des archives papier. Pendant longtemps, les archives ont été gérées en interne, et chaque structure devrait prévoir une organisation particulière à cet effet. Les archives sont la mémoire de toute organisation, et il va de soi de s’assurer de leur conservation dans la durée. Les décideurs ont donc pendant longtemps cru bien faire en créant un département des archives et en engageant à l’interne des professionnels confirmés, entièrement dédiés à leurs organisations. Si la méthode entretient auprès des décideurs le sentiment d’avoir la maîtrise de leurs archives, elle n’est pas sans conséquence sur les coûts de gestion et budgets de l’entreprise.

Les insuffisances de la gestion à l’interne des archives

Au fil des années, les décideurs ont dû repenser la rationalisation des coûts de gestion, et le domaine des archives n’a pas échappé à des réformes et restructurations. En effet, il s’est avéré moins rentable pour les petites et moyennes entreprises d’avoir à l’interne un service de gestion des archives. À côté du sentiment d’avoir la maîtrise de ses archives, le prix à payer s’est révélé bien trop important. Et pour cause, la méthode en elle-même n’était pas gage d’une absolue efficacité, au contraire. Plusieurs petites et moyennes entreprises gérant à l’interne leurs archives rencontrent fréquemment des aléas, dont :

  • Des pertes de documents importants ;
  • Le besoin constant de plus d’espace ;
  • Les coûts grandissants de l’immobilier ;
  • Des locaux pas forcément construits pour abriter des archives ;
  • Des détériorations de documents importants dans le temps ;
  • Les coûts élevés de formation et de mise à niveau du personnel ;
  • Les coûts importants relatifs à la conformité vis-à-vis de la réglementation normative ;
  • Etc.

Tout bilan fait, il revenait trop coûteux pour le commun des entreprises d’entretenir à l’interne la logistique et le support technique nécessaires pour une gestion efficace et efficiente des archives papier. D’où l’importance de repenser la gestion et la conservation des documents papier en entreprise ! Plusieurs décideurs se sont alors penchés  pour l’externalisation des archives.

Comment fonctionne l’externalisation des archives papier ?

Il existe des entreprises spécialisées dans l’archivage et dont c’est le cœur de métier. Ces structures possèdent des infrastructures entièrement dédiées à l’archivage longue durée. Elles disposent en outre d’experts confirmés et jouissant d’une solide expérience tant dans les domaines des archives, de la documentation, de l’informatique que de la logistique, etc. Ces structures mettent alors leur expertise au service des entreprises et peuvent se retrouver à gérer les archives de dizaines, voire de centaines d’entreprises selon la taille de leurs installations. Les options sont multiples, et elles essaient de l’adapter au maximum à chaque client. Certaines fonctionnent au forfait annuel par conteneur entreposé. Bien sûr, ce forfait couvre toutes les autres charges de gestion courante. Par ailleurs, ces structures offrent la possibilité d’une adaptation ou d’une mise à jour dans la durée.

Quels sont les principaux avantages à externaliser ses archives papier ?

Ils sont de plusieurs ordres pour l’entreprise !

Un gain d’espace appréciable

Avec les coûts grandissants de l’immobilier, surtout dans les grandes villes, la problématique de la gestion optimale de l’espace de travail est des plus actuelles dans bon nombre d’entreprises. À défaut d’avoir les moyens de déménager vers des locaux plus spacieux, il faut mettre tout en œuvre pour exploiter au mieux l’espace disponible. Dans un tel contexte, l’externalisation des archives permet à l’entreprise d’avoir plus d’espace pour se déployer ou déployer les autres services. L’espace autrefois affecté aux archives accueillera ainsi de nouveaux services ou bureaux qui étaient à l’étroit.

Une rationalisation des coûts de gestion

Si les plus grandes entreprises n’éprouvent pas de grandes difficultés à déployer à l’interne un service de gestion et de conservation des archives, ce n’est pas le cas des petites entreprises ainsi que celles de taille intermédiaire. Opter donc pour l’externalisation des archives papiers permet à celles-ci de rationaliser les frais de gestion. Les prestataires externes évoluant sur une base de mutualisation de frais de gestion et de conservation des archives, les coûts sont relativement bas pour les entreprises qui ont recours à leurs services. Une même équipe par exemple se chargera de la gestion des archives de plusieurs entreprises, à côté de plusieurs autres charges mutualisées. On utilisera probablement les mêmes locaux, le même support technique et logistique pour servir plusieurs entreprises à la fois. Cela a bien sûr, comme on peut le comprendre, une incidence sur les coûts.

Par ailleurs, les entreprises n’ont plus à investir dans la formation du personnel affecté à la gestion des archives comme c’était le cas lorsque celles-ci étaient gérées en interne. Elles tirent également bénéfice de la suppression d’un pôle de dépenses jadis consacré à la gestion du plan de carrière des archivistes à l’interne, au paiement des redevances sociales, à l’organisation des congés, etc. À cela s’ajoute bien évidemment la suppression des frais liés à la conformité normative et réglementaire de la gestion et de la conservation des archives.

Une efficacité éprouvée

Externaliser les archives papier peut donner l’impression de perdre le contrôle sur ses documents, mais il n’en est rien en réalité. L’expérience révèle bien le contraire. Opter pour la gestion à l’externe de ses archives papier est à bien des égards plus efficace.

Les cas de pertes de documents dans le cadre d’une gestion déléguée des archives papier sont assez rares pour être mentionnés. Les entreprises ont l’avantage de voir leurs archives gérées par plusieurs professionnels expérimentés qu’elles n’auraient pas eu les moyens de s’offrir en interne. Du reste, les locaux où sont conservées les archives ont spécialement été bâtis à cet effet. Les archives peuvent donc être conservées sur une longue durée tout en maintenant leur intégrité. En somme, les conditions sont remplies pour une gestion et une conservation efficaces des archives papiers.

L’opportunité de se concentrer sur son cœur de métier

Lorsque les entreprises n’ont plus à s’embarrasser des questions relatives à la gestion et à la conservation de leurs archives papier, elles peuvent d’autant mieux se consacrer à leur cœur de métier. Elles deviennent plus efficaces dans ce qu’elles savent faire le mieux et en conséquence peuvent bonifier les chiffres. Tout le monde y gagne au final et chacun, qu’il s’agisse de l’entreprise elle-même ou des prestataires externes qui gèrent les archives, se consacre à son cœur de métier.

Externaliser la gestion et la conservation de ses archives est avantageux à plus d’un titre pour l’entreprise. Mais, il convient néanmoins que certaines précautions soient prises en amont, afin de s’assurer une bonne expérience.

Comment choisir son tiers Archiveur ?

L’expérience peut rapidement virer à la catastrophe si certaines précautions ne sont pas prises avant de faire confiance à un tiers Archiveur.

Identifier le type de documents concernés

Les archives ne concernent pas seulement d’anciens documents, comme l’établit une croyance populaire. Tout document entre dans le domaine de l’archivage dès sa création. Il convient alors de définir le périmètre des archives à externaliser, ainsi que les personnes autorisées à la consultation, sans oublier de se renseigner sur la durée légale de conservation. Il y a donc lieu de procéder au « métrage des archives papier ». On distinguera alors les documents devant faire l’objet d’un archivage vivant de ceux qui seront affectés à un archivage dormant ou définitif.

La fiabilité du tiers Archiveur

Il est important d’effectuer une enquête sur les capacités du prestataire ainsi que sur ses références. Les documents que vous vous apprêtez à lui confier sont précieux, et il est important de ne pas se limiter aux apparences. Dans le même ordre, n’hésitez pas à consulter plusieurs prestataires pour ensuite comparer les conditions proposées, de sorte à vous assurer de faire le meilleur choix.

Le cahier de charge

Il est recommandé en outre d’établir un cahier de charges qui précise les termes de la collaboration, les attentes du client ainsi que l’évolution du périmètre des archives concernées. Il faut s’entendre également sur les coûts selon le type d’archivage, sachant que l’archivage des documents fréquemment sujets à consultation reviendra plus cher qu’un archivage dormant ou définitif, le tout en respectant le cadre juridique pour externaliser la conservation. Lorsque les parties conviennent au préalable des attentes et des prestations attendues, la collaboration n’en est que plus efficace.

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